業務効率アップを邪魔しないファイリングのコツ

後から振り返りやすくする

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本当に必要な書類だけ残す

1年は保管しておこう

使い終わった書類でも、すぐに捨てないでください。
再び使う機会が訪れるかもしれないので、一定期間は残しておきましょう。
1年以上経過しても使用しない書類は、処分しても大丈夫です。
作成した書類を全て保管していると、ファイルがいくつあっても足りなくなってしまいます。
使わない書類は処分しても良いので自分で正確に見極めてください。

書類を処分する際は、第三者に情報を見られないように注意しましょう。
機密情報が掲載されている書類もあります。
大事な情報を第三者に見られると、トラブルに発展してしまいます。
慎重に処分して、機密情報を守ってください。
情報漏えいなどのトラブルを起こすと、最悪の場合は会社をクビになってしまいます。

他のデータが残っている書類

また、パソコン内にデータが入っている書類もあると思います。
それも処分して問題ありません。
削除した書類を使うことになったら、パソコンからデータを見つけて、再び印刷してください。
するとすぐ仕事に活用できます。
データを探す時に苦労しないように、わかりやすく名前を付けておきましょう。
いつ作成した、何に関係ある書類なのかタイトルに付けるとすぐに判断できるのでおすすめです。

データが残っていない書類だけ残しましょう。
すると、かなり書類の枚数が減るので整理しやすくなります。
ファイルも軽くなるので、必要な時にすぐ取り出せるでしょう。
たくさんの書類があると、ファイルが重くなって取り出す作業が大きな負担になります。


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