業務効率アップを邪魔しないファイリングのコツ

後から振り返りやすくする

ファイルをたくさん用意しよう

適当に書類を保管していると、後で見返した時にどこに何があるのかわからなくなってしまいます。
ですから、きちんと整頓することを意識してください。
1つのファイルに全ての書類を収納するのではなく、ジャンル分けすると良いですね。
顧客情報や、新商品の情報など書類には種類があります。
ジャンル分けしていると、すぐに書類を見つけられるので楽です。
ずっと探していると、仕事が滞るので作業効率が悪くなると覚えておきましょう。

また、書類を減らすことも考えてください。
使うかもしれないと思って、これまで作成した書類を全て保管している人が見られます。
しかし、使わない書類を保管していても無駄にスペースをとられるだけなので、処分してください。
書類を作成してから、1年間は残しておきましょう。
その期間に1回も使用する機会が訪れなかった書類は、処分しても構いません。
書類が少なくなれば、探しやすくなります。
定期的に、いらない書類を処分しましょう。

書類を使い終わったら、すぐにファイリングしてください。
後でファイリングしようと思ってその辺に放置していると、失くしてしまう可能性があります。
再び使うことになった時に、書類が見つからなかったら大変です。
どうしても見つからない場合は、作り直さなければいけないので余計な手間が掛かります。
ファイリングしてから、次の作業に取り組みましょう。
上司が書類を提出するように言っても、綺麗にファイリングしていればすぐ対応できます。

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